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Accompagner et réunir des communautés de foi à l’aide de ZOOM

| ARTICLES ET REPORTAGES |
| par Suzanne Grenier |

 

 

De plus en plus de communautés de foi utilisent la plateforme de réunions virtuelles zoom.us pour se rencontrer à distance.

Cet article à visée pratique réunit des références utiles et des conseils pour faciliter l’utilisation de ZOOM aux fins d’activités pastorales et liturgiques – et éventuellement d’autres types d’animation culturelle ou communautaire.

Le contenu ci-dessous provient en grande partie d’une séance de partage d’expérience animée par la pasteure Darla Sloan le 18 mars 2020, dans le contexte des mesures de quarantaine et de distanciation sociale visant à freiner la propagation de la COVID-19.

Des mises à jour et des compléments d’information s’ajouteront sans doute à mesure que les communautés de foi prendront de l’expérience et exploreront des modes créatifs de réunion en ligne.

Tous n’ont pas la même aisance ni la même expérience avec les technologies. Aussi, pour progresser les communautés ont tout intérêt à rejoindre des réseaux de soutien et de partage des savoir-faire.

Nous vous invitons à poser des questions, à formuler des suggestions, à faire part de vos propres apprentissages et même à proposer des formes d’entraide dans la section « commentaires » à la fin de cet article.

Apprenons ensemble de nos succès et de nos erreurs!

 

Prenez en compte le profil et les besoins de votre communauté


La simplicité est la majorité du temps une excellente avenue.

Cela dit, dans le contexte d’une communauté de foi, on peut envisager un éventail de formules de réunion pour différentes circonstances : soins pastoraux de personne à personne, rencontres informelles en petits groupes, études bibliques, prières et méditations, célébrations liturgiques, etc. Quelles sont les activités essentielles et les priorités de votre communauté? Quels sont ses projets?

Nous donnerons plus loin des exemples de fonctions que l’on peut utiliser selon les circonstances dans ZOOM. Avec l’expérience, vous apprendrez à y recourir de manière judicieuse et créative.

Pour vous guider dans le choix des activités, pensez à vous informer des équipements dont disposent les membres de votre communauté. Il est nécessaire d’avoir accès à Internet pour programmer ou animer une réunion dans ZOOM, ainsi que pour y participer en vidéo. Il est toutefois possible pour les participants de se joindre à une réunion, en audio seulement, au moyen d’un téléphone traditionnel (selon le forfait, l’accès à un numéro sans frais peut être fourni).

Vous pourriez devoir aider certains membres de votre communauté à se familiariser avec le fonctionnement de la plateforme. Il est par ailleurs important que la communauté ait conscience de la situation des personnes qui, pour une raison ou une autre, n’y auront pas accès.

 

Découvrez la plateforme et ses fonctions


Le site de soutien de ZOOM contient une page de mise en route qui regroupe une série de didacticiels généralement très clairs. Notez que certains liens dans la page de mise en route mènent à des didacticiels en anglais, alors que la ressource existe en français sur le site de ZOOM (nous vous fournirons plus loin les liens les plus utiles).

Si vous n’avez jamais programmé ni animé une réunion dans ZOOM, le mieux est d’immédiatement vous familiariser de manière pratique avec cet outil. Pour ce faire, il vous faudra : créer un compte, vous connecter et installer l’application ZOOM. Ces étapes demandent peu de temps et sont bien décrites dans la page de mise en route.

Un conseil : si vous prévoyez que différentes personnes programmeront et animeront en alternance des réunions au sein de votre communauté, choisissez dès la création de votre compte une adresse e-mail et un mot de passe qu’il sera pratique et sécuritaire de partager (les forfaits payants accordent une seule licence par compte administrateur).

 

Choisissez un forfait

Il existe plusieurs forfaits ZOOM. La plupart des communautés de foi vont choisir le forfait « de base » ou le forfait « pro » (plutôt que les forfaits destinés aux entreprises) pour programmer et animer des réunions. Notons que les participants qui se joignent à une réunion n’ont pas eux-mêmes à souscrire à un forfait.

Le forfait « de base » de ZOOM est gratuit. Il conviendra tout à fait à l’étape initiale, et il pourrait se révéler suffisant au fil du temps, selon le type de réunions que vous comptez animer. Ce forfait permet d’accueillir jusqu’à 100 participants, donne accès aux principales fonctions (vidéo, audio, partage d’écran, etc.) et ne limite pas le nombre ni la durée des réunions entre 2 personnes. Toutefois, la durée maximale des réunions de 3 participants ou plus est de 40 minutes. Le forfait « de base » se prête bien, par exemple, à certaines réunions informelles ou en comité, aux rencontres pastorales individuelles, aux séances de prière ou de méditation, ou même à de courtes études bibliques.

Le forfait « pro » coûte 20 $ par mois et peut être interrompu à tout moment (sans remboursement pour le mois déjà payé). Il permet d’accueillir jusqu’à 100 participants, et la durée des réunions peut atteindre 24 heures. Ce forfait donne accès à des numéros sans frais pour les participants qui utilisent le téléphone traditionnel (attention, il faut bien sélectionner et identifier les zones d’appel correspondant aux participants parmi les numéros sans frais fournis au moment de programmer une réunion). L’administrateur du compte a la possibilité de gérer les utilisateurs et de leur attribuer des rôles. Ce forfait est celui qui conviendra le mieux, par exemple, à la célébration de cultes, ou encore à des assemblées délibératives.

 

Faites des essais

Vous voilà donc inscrit et connecté, dans l’environnement ZOOM. Vous pouvez maintenant en explorer tout le potentiel. Chaque fois que vous envisagerez un nouveau type d’utilisation, exercez-vous d’abord de manière fictive, en programmant des réunions d’essai. Invitez quelques personnes à y participer et à vous donner de la rétroaction.

Un aspect primordial à vérifier, c’est la qualité de la connexion Internet à l’endroit d’où vous prévoyez animer la réunion. Malheureusement, en raison de l’épaisseur des murs, le signal est parfois difficile à capter dans les églises.

Voici des liens vers les didacticiels ZOOM en français les plus utiles pour découvrir le contenu de votre « boîte à outils » :

Comment programmer une réunion
Comment inviter d’autres personnes à rejoindre une réunion
Contrôles de l’animateur dans une réunion
Contrôles des participants pendant une réunion
Enregistrer les discussions en réunion
Introduction aux Salles en petit groupe

 

Créez une formule de réunion adaptée


Votre choix d’une formule de réunion dépendra de plusieurs éléments, dont le type de forfait auquel vous souscrivez, le nombre de participants et la durée prévue de la réunion. L’interaction recherchée avec les participants est une autre dimension que vous devrez gérer, et nous en reparlerons plus loin.

La fonction Écran partagé multiplie les possibilités, car elle permet d’intégrer des applications externes à ZOOM. Quel usage pourriez-vous en faire? Voici quelques conseils et suggestions :

  • Le bouton Partager l’écran ouvre une fenêtre qui permet de choisir l’option Écran (ou Desktop), pour partager intégralement le contenu affiché à votre écran. Cela peut être pratique si vous souhaitez passer rapidement d’une application à une autre, mais toutes les manipulations que vous ferez seront alors visibles pour les participants. Avant de choisir cette option, assurez-vous de fermer toutes les applications que vous ne souhaitez pas afficher publiquement.
  • Plusieurs préfèrent le partage d’une seule application, ce que l’on obtient en la sélectionnant parmi celles qui sont ouvertes et affichées dans la fenêtre de partage. Cette option vous permet d’utiliser d’autres applications en arrière-plan, sans que cela soit visible. Par exemple, il pourrait s’agir de vos notes, que vous voudriez consulter au moment de livrer une prédication.
  • L’affichage d’un document Word ou PDF en partage d’écran est utile dans plusieurs contextes. Par exemple, il s’agira de l’ordre du jour d’une réunion de travail, du texte d’un cantique ou d’une prière, ou d’un document d’appui pour une étude biblique. C’est cette formule simple qu’utilise avec succès la pasteure Darla Sloan pour animer chaque semaine La parole sur le pouce.
  • L’animation de plusieurs activités liturgiques sera enrichie au moyen du son et de l’image. Si vous prévoyez diffuser une vidéo ou faire jouer une musique d’accompagnement pour un cantique, par exemple, il est conseillé de sélectionner l’option Partager le son de l’ordinateur.
  • La formule la plus pratique pour la célébration d’un culte virtuel est probablement le partage d’une présentation PowerPoint ou Keynote. L’intégration de tous les éléments, y compris les liens vers des sources externes sur le Web (comme une vidéo Youtube), facilite les enchaînements, tout en vous en laissant le contrôle.
  • La gestion de tous les aspects d’une réunion virtuelle, surtout si elle rassemble un grand nombre de participants, implique des interactions et le recours à des applications externes, peut devenir complexe. L’expérience a montré qu’il est dans ces cas très judicieux de répartir les tâches entre deux rôles : l’animation liturgique (ou autre type) et l’animation technique.

 

Répartissez les tâches : animation liturgique et animation technique


Le forfait « pro » de ZOOM permet à l’animateur de désigner des participants comme co-animateurs, qui posséderont de ce fait les mêmes contrôles de réunion que l’animateur. Pour avoir recours à cette fonction, elle doit toutefois avoir été activée dans la fenêtre Paramètes (settings) de votre profil. Tant que vous ne modifierez pas de nouveau ce paramètre, la fonction sera accessible par défaut chaque fois que vous programmerez une réunion.

Il est conseillé de répartir les tâches d’animation pour les réunions comptant plusieurs participants et lorsqu’on prévoit des interactions (réunion délibérative, présentation suivie d’une période de questions, groupe de soutien, etc.) Cela sera particulièrement utile pour une célébration liturgique qui comporte des lectures, des prières, des cantiques, une prédication et, dans certains cas, de la vidéo.

Par exemple, les tâches de l’animateur technique pourraient être les suivantes :

  • Gérer les micros des participants (activation et mise en sourdine si nécessaire);
  • Surveiller les notifications « lever la main » provenant des participants;
  • Surveiller la fenêtre de discussion (chat);
  • Effectuer les partages d’écran, ouvrir les applications et fichiers requis;
  • Changer les diapositives des présentations PowerPoint ou Keynote;
  • Activer les liens hypertextes.

 

Planifiez les modes de participation et d’interaction


L’expérience et la créativité vous permettront de retrouver dans ZOOM pour une bonne part la chaleur d’une communauté, en contournant quelques écueils et les irritants.

Quand les réunions comptent un grand nombre de participants – par exemple lors de la célébration d’un culte, d’une assemblée délibérative ou d’une conférence –, il peut s’avérer nécessaire de désactiver la fonction vidéo des participants afin de préserver la qualité audio de l’ensemble. L’animateur ou l’affichage de l’écran partagé demeurent visibles, mais l’interaction est alors réduite. Il demeure possible pour les participants qui sont connectés par Internet de communiquer par écrit dans la fenêtre de discussion.

À moins qu’il s’agisse d’une réunion informelle de quelques personnes, il est important de prévoir comment se feront les prises de parole. La technologie risque d’amplifier la sensation de chaos si plusieurs personnes parlent en même temps. Ce peut aussi être une bonne occasion de prendre conscience de l’équilibre et de l’inclusivité dans les prises de parole.

Voici quelques suggestions tirées de l’expérience de communautés de foi de l’Église Unie :

  • Il est judicieux de mettre en sourdine les micros de tous les participants quand il est prévu qu’un orateur principal prendra la parole. S’il y a lieu, en début de réunion, vous pourriez informer les participants des moments où ils pourront activer leurs micros et demander la parole (en « levant la main » ou un autre moyen). À tout moment, notamment en présence d’un bruit de fond indésirable, l’animateur ou le co-animateur devrait mettre en sourdine le micro d’un participant.
  • Lors de réunions en petits groupes (jusqu’à 8 personnes), par exemple une étude biblique, une des méthodes éprouvées est celle de l’« invitation mutuelle ». Ainsi, à la suite de la lecture d’un texte, l’animateur, puis tour à tour les participants, pourraient dire à une autre personne « Je t’invite à partager tes impressions ». Cette autre personne peut alors accepter l’invitation, ou simplement dire « Je passe » ou encore « Je passe pour l’instant », et relayer l’invitation au suivant.
  • À cause de la désynchronisation audio, il n’est pas recommandé de tenter de reproduire avec tous les micros activés les prières et les chants auxquels les activités liturgiques en personne nous ont habitués. Pour créer des harmonies vocales ou des lectures à plusieurs voix, il est préférable de se limiter à l’activation de 3 ou 4 micros, après entente avec ces participants.
  • Pour renforcer le sentiment de partage et l’aspect sacré de la réunion, il est possible de mettre à profit la fonction vidéo de ZOOM et d’inviter les gens à participer avec un objet symbolique, telle une chandelle. Quels symboles conviendraient bien aux thèmes de vos prochaines rencontres et célébrations? Quels protocoles et quels rituels pourriez-vous adopter pour transposer virtuellement les rencontres pastorales et des rassemblements liturgiques qui ont un sens et une valeur pour votre communauté?

 

Protégez vos réunions des intrusions indésirables


Certaines personnes ou organisations malveillantes tentent de profiter de la situation pour diffuser des contenus inappropriés (virus, images pornographiques, etc.) dans les réseaux de communication à distance. Ce risque est accru si vous diffusez publiquement des liens d’invitation à vos réunions. Heureusement, il est possible de prévenir ces intrusions en prenant les précautions suivantes :

  • Au moment de programmer la réunion, désactivez l’option « Ouvrir l’accès à la réunion avant l’arrivée de l’animateur » pour éviter que des interventions malveillantes aient lieu en votre absence;
  • Dans la section « Réunion (base) » des paramètres généraux de votre compte ZOOM, sous « Partage d’écran », sélectionnez « Hôte seulement » en réponse à la question « Qui peut partager l’écran »;
  • Également dans la section « Réunion (base) » des paramètres généraux de votre compte ZOOM, désactivez l’option « Transfert de fichier » pour éviter le partage de virus par cette voie;
  • Toujours dans la section « Réunion (base) » des paramètres généraux de votre compte ZOOM, désactivez l’option « Autoriser les participants retirés à rejoindre ».

 

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